STAMMDATEN ALS BASIS ERFOLGREICHER PROJEKTE
Wer ein Haus bauen will, braucht ein solides Fundament. Nicht anders verhält es sich bei der Planung und Realisierung von Projekten. Deren Basis beruht auf Stammdaten mit allen relevanten Informationen zu Kunden, Leistungen, Ressourcen oder Produkten. Fehlende oder veraltete Angaben können ein Projekt rasch in Schieflage bringen. Anders formuliert: Der Projekterfolg steht und fällt mit der Stammdatenpflege. Kein Problem, denken Sie vielleicht. Doch die Realität sieht oft anders aus. Warum das so ist, und wie Sie es besser machen können, erfahren Sie in diesem Beitrag.
KEINE ZEIT, KEINE LUST, KEIN PLAN
Zugegeben, es gibt Unterhaltsameres als die Pflege von Stammdaten. Zumal, wenn der Termindruck aufgrund aktueller Projekte gross ist. Da fehlt schlicht die Zeit, sich noch um Artikeldaten und anderen Krimskrams zu kümmern. Hinzukommt, dass man sich da jedes Mal wieder neu reindenken muss. Und wenn man sich endlich dazu aufrafft, merkt man, dass man eigentlich die Produktgruppen und Leistungskategorien den neuen Gegebenheiten anpassen müsste. Grundlagenarbeit macht definitiv keine Freude, wenn gleichzeitig andere, dringendere Arbeiten auf dem Tisch liegen. Schliesslich verdient man sein Geld ja mit Projekten und nicht mit Datenpflege. Also verschiebt man das Ganze auf die «ruhige» Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr. Inzwischen wird in den Projekten improvisiert, denn irgendwie geht es ja immer.
DATENPFLEGE LOHNT SICH – TROTZDEM
Für ein transparentes Projektcontrolling und -monitoring über mehrere Projekte oder längere Zeitperioden hinweg, sind aktuelle Stammdaten unverzichtbar. Gerade dann, wenn Auswertungen auf Mitarbeiter-, Projekt-, Kostenstellen- und Firmenebene vergleichbar sein sollen, braucht es konsistente Datengrundlagen. Kundenadressen, Leistungskataloge, Zeitmodelle, Dienstleistungskataloge, Projektdaten und vieles mehr sind der Stoff, aus dem erfolgreiche Projekte gemacht werden. Der Aufwand, den man dafür investieren muss, macht sich rasch bezahlt und beeinflusst massgebend die Projektqualität. Davon profitiert nicht nur Ihr Unternehmen, sondern auch Ihre Kunden und Ihre Mitarbeitenden. Eine sorgfältige, laufende Pflege der Stammdaten lohnt sich daher gleich mehrfach. Sie vermeiden unnötigen, durch nachträgliche Korrekturen verursachten Mehraufwand, schaffen grundlegende Voraussetzungen für eine professionelle Unternehmensführung und legen den Grundstein für schlanke, strukturierte Geschäftsprozesse.
FINGER WEG VOM DIGITALEN RATATOUILLE
Stammdaten bilden quasi das digitale Gerüst für das Projektmanagement. Was liegt näher, als dafür ein zentrales ERP-System einzusetzen? So wird man von Anfang an «gezwungen» (im positiven Sinn), sich Gedanken über die Datenstruktur zu machen und diese auch einzuhalten. Als Gegenleistung erhält man eine gemeinsam nutzbare Grundlage, welche für alle Projekte und Mitarbeitenden verbindlich ist. Kein schlechter Deal angesichts der oben erwähnten Vorteile. Doch Vorsicht: Nicht wenige Unternehmen starten mit guten Vorsätzen, vernachlässigen diese jedoch mit der Zeit. Die Folge davon sind zweckentfremdete Datenfelder mit vermischten Inhalten, welche spätestens bei einer Datenmigration für graue Haare sorgen. Deshalb Finger weg vom digitalen Ratatouille. Bleiben Sie konsequent, was Ihre Stammdaten betrifft und denken Sie immer an die alte Informatiker-Weisheit: Ein Feld, eine Bedeutung.
Sollten Sie trotzdem einmal zusätzliche Datenfelder benötigen, gibt es in den meisten ERP-Systemen dafür vorgesehene, frei verfügbare Optionen. Oder noch besser: Sie wenden sich vertrauensvoll an Ihren Systempartner.
Machen Sie sich gerne selber ein Bild von einem ERP-System für Projekte! Die „pflegeleichten“ Stammdaten sind integraler Bestandteil – so haben Sie mehr Zeit für Ihre Projekte!
Hier geht es zum Fact-Sheet
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